RV-Online
Anmeldung

FAQ

Allgemeine Frage
Wo finde ich den aktuellen Katalog?

Der aktuell gültige Katalog ist auf unserer Webseite hinterlegt.

Wann erscheint der neue Katalog?

Ende September/Anfang Oktober erscheint der Katalog für das Folgejahr.

Wo finde ich die AGB?

Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Teilnahme an INSTAND-Ringversuchen finden Sie auf unserer Webseite.

Allgemeine Geschäftsbedingungen für Kalibrierdienstleistungen von INSTAND finden Sie auf unserer Webseite.

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Akademie der Instand finden Sie auf unserer Webseite.

 

Ringversuche
Kann ich Ringversuche auch telefonisch anmelden?

Nein. Anmeldungen sind nur über unser RV-Online möglich. Anmeldungen sind nur bis zur im Katalog genannten An- und Abmeldefrist möglich (siehe auch AGB Punkt 5).

Kann ich Ringversuche stornieren?

Sie können Ringversuche bis zur im Katalog genannten An-/Abmeldefrist kostenfrei stornieren. Kostenfreie Stornierungen sind nach Ablauf der An-/Abmeldefrist nicht möglich.

Ich möchte Probenmaterial bestellen, dass infektiös ist bzw. zu den Ringversuchen der Tuberkulosediagnostik gehören. Was muss ich tun?

Diese Proben unterliegen besonderen Vorschriften. Sie müssen uns bestätigen, dass Sie zum Umgang mit diesen Proben berechtigt sind bzw. die notwendigen labortechnischen Voraussetzungen erfüllen. Die entsprechenden Nachweise müssen von allen Teilnehmern regelmäßig bestätigt werden. Falls das RV-Online eine Bestellung nicht zulässt, prüfen Sie bitte im Bereich „Stammdaten→Adressen und Benutzer→Umgangsgenehmigung“, ob uns eine Umgangsgenehmigung vorliegt. Dort finden Sie detaillierte Informationen.

 

Die Umgangsgenehmigung ist obligatorisch für folgende Ringversuche:

• Bakteriologie

• Bakteriologische Infektionsserologie – Chlamydia trachomatis Direktnachweis

• Mykologie

• Mykoserologie

• Tuberkulosediagnostik

• Virologie.

 

Wie häufig muss ich an Ringversuchen teilnehmen?

Die Regelungen zur Teilnahmepflicht richtet sich nach der Richtlinie der Bundesärztekammer.

In unserem Katalog finden Sie unter dem Punkt „Liste der Rili–BÄK–pflichtigen Parameter aus den speziellen Teilen B 1, B 2, B 3 und B 5“ eine Liste der Parameter und Ringversuche mit den Intervallen der Teilnahmepflicht am Ringversuch laut Rili-BÄK. Im aktuellen Katalog ist diese Liste ab Seite 15 zu finden. Unabhängig davon können Sie sich auch bei Ihrer KV informieren.

 

Kann man einen Ringversuch wiederholen?

Nein, ein Ringversuch kann nicht wiederholt werden. Sie haben die Möglichkeit, sich für den nächstmöglichen Termin anzumelden.

Wann treffen die Proben bei mir ein?

Im Katalog sind die Termine als „Versand der Proben“ vermerkt, an denen die Proben unser Haus verlassen. Bitte informieren Sie uns unverzüglich, wenn die Proben nicht innerhalb eines Tages nach dem in der Anmeldebestätigung jeweils festgesetzten Versandtermin bei Ihnen eingegangen sind. Die Meldung kann telefonisch (Tel: 0211-159213-0) oder per E-Mail an instand@instand-ev.de erfolgen.

Meine Probe ist nicht zum genannten Termin bei mir eingetroffen. Was muss ich tun?

Bitte wenden Sie sich unverzüglich telefonisch (Tel: 0211-159213-0) oder per E-Mail (instand@instand-ev.de) an unseren Kundenservice, wenn die Probe/n nicht innerhalb eines Tages nach dem Versandtermin bei Ihnen eingegangen sind. Wir prüfen im Einzelfall, ob eine kostenpflichtige Ersatzlieferung möglich ist.

Meine Bestellung von infektiösen Ringversuchen bzw. Ringversuchen zur Tuberkulosediagnostik sind nicht eingetroffen. Was muss ich tun?

Bitte wenden Sie sich unverzüglich telefonisch (Tel: 0211-159213-0) oder per E-Mail (instand@instand-ev.de) an unseren Kundenservice. Sofern uns die obligatorische Umgangsgenehmigung vorliegt prüfen wir im Einzelfall, ob eine kostenpflichtige Ersatzlieferung möglich ist.

 

Dies betrifft die folgenden Ringversuche:

• Bakteriologie

• Bakteriologische Infektionsserologie – Chlamydia trachomatis Direktnachweis

• Mykologie

• Mykoserologie

• Tuberkulosediagnostik

• Virologie.

Ich habe keine Informationen/Trackingnummer zur Sendungsverfolgung erhalten. Wie kann ich den Sendungsverlauf verfolgen?

Vor jeder Lieferung wird von unserem Versanddienstleister eine E-Mail mit der entsprechenden Trackingnummer verschickt. Diese E-Mail wird immer an den im RV-Online eingetragenen Hauptbenutzer versendet. Sollten Sie keine E-Mail erhalten sind Sie möglicherweise kein Hauptbenutzer. Bitte prüfen Sie auch den Spam Ordner.

Ich habe festgestellt, dass meine Lieferadresse nicht mehr aktuell ist. Wie kann ich das ändern?

Sie können Ihre Adressdaten im RV-Online ändern. Dabei ist folgendes zu beachten:

 

Falls Sie die Änderungen nach dem Anmeldeschluss des betreffenden Ringversuchs vornehmen, werden die Änderungen nicht mehr automatisch für den aktuellen Versand übernommen. In diesem Fall müssen Sie sich zusätzlich per E-Mail unter instand@instand-ev.de wenden. Bitte teilen Sie uns in der E-Mail Ihre Teilnehmernummer, den Ringversuch bzw. Versandtermin und die Änderungswünsche in den Adressdaten mit.

 

Wir werden dann prüfen, ob die Adresse für den Versand noch manuell zu ändern ist. Dies können wir nicht garantieren. Beachten Sie hierzu auch unsere AGB (Punkt 3 und 8). Der Teilnehmer hat seine Daten (insbesondere Liefer-, Rechnungs- und Zertifikatsadresse) stets aktuell zu halten. Kosten wegen nicht aktueller Daten gehen zu Lasten des Teilnehmers.

 

Unser Kundenservice wird - in Abstimmung mit Ihnen - versuchen eine Lösung zu finden.

 

Ich habe in der Sendungsverfolgung gesehen, dass mein Paket an eine inkorrekte Adresse verschickt wurde. Was muss ich tun?

Bitte wenden Sie sich unverzüglich an unseren Kundenservice. Wir prüfen im Einzelfall, ob wir für den aktuellen Versand einen kostenpflichtigen Ersatz liefern können. Für Rücksendungen aus dem Ausland, wegen inkorrekter Lieferadresse und/oder Verzögerungen beim Zoll, können wir in der Regel keine Ersatzlieferung stellen.

Jeder Teilnehmer ist für die Aktualität seiner Daten im RV-Online verantwortlich. Er kann diese jederzeit in seinem RV Online Zugang einsehen und ändern. Durch inkorrekte Liefer-, bzw. Rechnungsadressen entstehende Lieferverzögerungen, Rücksendungen, Annahmeverweigerungen etc. gehen zu Lasten des Teilnehmers, die dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten können von Instand e.V. dem Teilnehmer zusätzlich in Rechnung gestellt werden. (siehe auch AGB Punkt 3 und 8).

 

Die Probe für den Ringversuch 218 und/oder 172 ist nicht in meiner Lieferung enthalten.

Bei den Ringversuchen 218 und 172 handelt es sich um digitale Ringversuche. Für diese Ringversuche werden ausschließlich digitale Bilder angeboten. Sobald diese Online verfügbar sind, erhält der im RV-Online hinterlegte Hauptbenutzer eine E-Mail mit dem entsprechenden Link. In der Ergebnis Eingabemaske können diese Bilder zum Vergrößern angeklickt werden. Das Versanddatum dient als Hinweis für die Verfügbarkeit dieser Ringversuche. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Katalog.

Eine Probe ist zerbrochen bei mir eingetroffen. Was soll ich machen?

Bitte entsorgen Sie die Probe ordnungsgemäß wie Patientenmaterial. Wenden Sie sich telefonisch (Tel: 0211-159213-0) oder per E-Mail (instand@instand-ev.de) an unseren Kundenservice und reklamieren Sie die Probe. Wir prüfen nach der Reklamation im Einzelfall, ob wir einen kostenpflichtigen Ersatz liefern können (Siehe auch AGB Punkt 8). Die Proben werden von uns fachgerecht verpackt. Der Versand der Proben erfolgt seitens INSTAND ab Werk (Incoterms 2010) über ein von INSTAND bestimmtes Transportunternehmen zu den in der Anmeldebestätigung festgesetzten Terminen. Nach Übergabe der Proben an das Transportunternehmen geht die Gefahr des Verlustes oder der Beschädigung auf den Teilnehmer über.

Kann ich meine Ergebnisse der Ringversuche auch per Fax einsenden?

Nein. Wir akzeptieren keine Übermittlung der Ringversuchsergebnisse per Fax. Die Eingabe der Ergebnisse ist nur über das RV-Online möglich.

Ich habe den Einsendeschluss verpasst, kann mein Ergebnis noch akzeptiert werden?

Nein. Es werden nur Mess-/Untersuchungsergebnisse ausgewertet, die bis zum Einsendeschluss vom Ringversuchsteilnehmer eingegeben wurden.

Wann erhalte ich die Auswertung nach der Eingabe meiner Ergebnisse?

In der Regel 5-6 Wochen nach Einsendeschluss des Ringversuchs.

Wie erhalte ich die Auswertungsdokumente meiner Ringversuche?

Alle Auswertungen hinterlegen wir für Sie in RV-Online im Bereich „Ergebnisse“. Aktuell werden viele Auswertungen auch noch per Post verschickt.

Was muss ich beachten, wenn meine Lieferadresse außerhalb von Deutschland ist?

Bitte erkundigen Sie sich vor Versand der ersten Proben, ob Sie die erforderlichen Einfuhrgenehmigungen und Zollfreigaben besitzen. Informationen hierzu erhalten Sie bei ihrem Zollamt vor Ort. Neben den angegebenen Kosten für den Versand können auch Zollgebühren und Steuern anfallen, die der Teilnehmer zu tragen hat. (siehe auch AGB Punkt 8)

RV-Online
Muss ich mich jedes Jahr erneut anmelden?

Sie haben im RV-Online unter dem Punkt "Anmeldung" die Möglichkeit, eine Abo-Übernahme für bestellte Ringversuche für das Folgejahr zu aktivieren. Für die Folgejahre werden alle bestellten Ringversuche und Termine übernommen.

Mit dem Erscheinen des neuen Katalogs erhalten Sie eine Anmeldebestätigung mit einer Übersicht über die bestellten Ringversuche für das nächste Jahr. Änderungen an dieser Bestellung können dann bis zur jeweiligen An-/Abmeldefrist des Ringversuchs berücksichtigt werden.

Kann ich eine Übersicht über meine bestellten Ringversuche erhalten?

Im RV-Online System können Sie sich unter dem Reiter Anmeldung -> Kalender Download pro Teilnehmernummer eine Kalenderdatei (ICS-Format) mit Einträgen Ihrer bestellten Ringversuchsgruppen inklusive An/Abmeldefristen, Versandtermine und Rücksendetermine erstellen lassen.

Ich kann mich im RV-Online nicht anmelden.

Im RV-Online können Sie sich grundsätzlich mit der bei uns hinterlegten E-Mail Adresse und dem individuell vergebenen Passwort anmelden. Wenden Sie sich bitte telefonisch (Tel: 0211-159213-0) oder per E-Mail (Instand@instand-ev.de) an unseren Kundenservice, falls Ihnen Ihre Registrierung-/Zugangsdaten nicht mehr bekannt sind.

Der Hauptbenutzer/die E-Mail Adresse des Hauptbenutzer im RV-Online hat sich geändert.

Bitte wenden Sie sich per E-Mail (Instand@instand-ev.de) an unseren Kundenservice.

Ich habe mein Passwort vom RV-Online vergessen.

Öffnen Sie die Anmeldeseite des RV-Online und klicken auf den Button „Passwort vergessen“. Sie erhalten dann an die von Ihnen hinterlegte E-Mail Adresse ein Einmal-Passwort. Bitte achten Sie auf korrekte Schreibweise. Eine durch Tippfehler verursachte fehlerhafte Eingabe führt zum Fehler „E-Mail-Adresse / Passwort ist falsch.“

 

Nach der erfolgreichen Anmeldung werden Sie aufgefordert, ein neues Passwort zu vergeben. Sollten Sie keine E-Mail erhalten haben, prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner. Unter Umständen werden von INSTAND versandte E-Mails von Ihrem E-Mailprogramm automatisch blockiert. In diesem Fall kontaktieren Sie bitte Ihre zuständige IT-Abteilung.

 

Ich möchte einen weiteren Benutzer für mein Labor anmelden.

Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im RV-Online an. Im Bereich „Stammdaten/Adressen und Benutzer/Benutzerverwaltung“ können Sie weitere „Benutzer hinzufügen“, wenn Sie von Ihrem Hauptbenutzer/Labor/Institut/Unternehmen, die entsprechende Freigabe dazu erhalten haben. Bitte vergeben Sie die Rechte für die Eingabe der Ergebnisse, Zertifikate herunterladen und Bestellungen entsprechend für den neuen Benutzer und schließen Sie den Vorgang ab. Der neue Benutzer erhält auf die hinterlegte E-Mail Adresse einen Bestätigungslink und ein Einmalpasswort. Nach der ersten Anmeldung kann ein individuelles Passwort vergeben werden.

 

Ich kann meine aktuellen Bestellungen im RV-Online nicht sehen.

Gehen Sie im RV-Online auf den Menüpunkt „Anmeldung →Anmeldung“.

 

In der obersten Zeile prüfen Sie bitte, ob das aktuelle Jahr angezeigt wird. Rechts in derselben Zeile finden Sie das Kästchen „Angemeldete Gruppen anzeigen“. Setzen Sie dort bitte das Häkchen und drücken Sie den Button „Filtern“.

 

Sollten die aktuell bestellen Ringversuche nicht angezeigt werden, sondern nur „Hinweise“ erscheinen, klicken Sie rechts neben dem Begriff „Hinweis“ auf die zwei kleinen Pfeile. In der linken Spalte können Sie Ihre bestellten Ringversuche eventuell auch noch nach verschiedenen Schwerpunkten anzeigen lassen.

 

Wie kann ich meine ermittelten Ergebnisse im RV-Online eingeben.

Im RV-Online können Sie über den Button „Werteingabe“ Ihre Ergebnisse eingeben, ergänzen und korrigieren. Die Werteingabe ist im Zeitraum vom Versanddatum der Proben bis zum jeweiligen Einsendeschluss des Ringversuchs möglich. Im Bereich Werteingabe werden Ihnen alle zum aktuellen Termin bestellten Ringversuche angezeigt. An dieser Stelle können Sie sich auch ergänzende Informationen zum jeweiligen Ringversuch anzeigen lassen.

Kann ich meine bereits Online übermittelten Ergebnisse noch ändern?

Bis zum Einsendeschluss sind Ihre Ergebnisse im RV-Online editierbar. Das letzte eingetragene Ergebnis wird dann für die Auswertung verwendet. Nach dem Einsendeschluss sind Änderungen der Eintragungen nicht mehr möglich. Die Ergebniseingabe ist im RV-Online bis zum Tag des Einsendeschlusses um 23:59 Uhr (MEZ) möglich.

In der Online Eingabemaske sind bereits Geräte, Methoden, Hersteller und Einheitencodes eingetragen.

Diese sind identisch mit den von Ihnen gemachten Angaben aus dem vorherigen Ringversuch. Haben Sie zum Beispiel ein neues Gerät oder verwenden eine neue Methode geben Sie uns bitte den neuen Code an. Dazu müssen Sie eventuell in der Ergebniseingabe unten links einmal die Ansicht „entsperren“, um die Methoden/Geräte ändern zu können.

Kann ich mehrere Ergebnisse von verschiedenen Geräten einsenden?

Für unsere Ringversuche kann zu jeder Probe jeweils ein Ergebnis eingetragen werden. In den Bereichen Virologie, bakteriologische und parasitologische Infektionsserologie sind Ergebniseinsendungen von verschiedenen Messmethoden möglich.

Ich habe vergessen mein neues Gerät anzugeben, kann ich das nach Ablauf des Ringversuchs noch nachholen?

Nein. Nach Veröffentlichung der Ergebnisse sind keine Änderungen mehr möglich.

Kann ich auch Auswertungen zu Ringversuchen erhalten, zu denen ich keine Ergebnisse eingesandt habe?

Mit unserem Statistikmodul im RV-Online können Sie für quantitativ ausgewertete Ergebnisse eine Übersicht entsprechend Ihrer Fragestellung aufbereiten.

Ich habe nach Veröffentlichung der Ergebnisse gesehen, dass ich bei der Eingabe Werte vertauscht habe bzw. die falschen Einheiten eingetragen habe. Kann ich diese korrigieren?

Nein. Nach Veröffentlichung der Ergebnisse sind keine Änderungen mehr möglich.

Zertifikat
Ab wann ist das Zertifikat gültig?

Ein Zertifikat wird mit dem Datum des Einsendeschlusses des Ringversuchs ausgestellt.

Wie lange ist ein Zertifikat gültig?

Zertifikate für ringversuchspflichtige Parameter sind doppelt so lange gültig wie das Intervall der Ringversuchspflicht. Bei nicht Rili-BÄK Parametern beträgt die Gültigkeit in der Regel 12 Monate.

Rechnung/Preise
Wann erhalte ich die Rechnung?

Die Rechnungslegung erfolgt nach dem Versand der Proben bzw. dem Zugriff auf die digitalen Bilder. Rechnungsbeträge sind innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung fällig (Siehe Punkt 12 AGB).

Ich habe festgestellt, dass meine Rechnungsanschrift nicht mehr aktuell ist. Wie kann ich das ändern?

Wenn die Rechnungsadresse mit der Anschrift des Auftraggebers übereinstimmt, können Sie die Anschrift im RV-Online im Bereich Stammdaten/Adressen und Benutzer/Auftraggeber ändern.

 

Haben Sie eine abweichende Rechnungsanschrift, müssen Sie uns die Änderungswünsche per E-Mail an instand@instand-ev.de mitteilen. Dazu ist die Angabe der Teilnehmernummer/Auftraggebernummer, sowie die vollständige Rechnungsanschrift erforderlich. Weicht die Rechnungsanschrift im Namen, in der Straße und/oder dem Ort von der Adresse des Teilnehmers ab, muss uns eine Kostenübernahme-Erklärung vom Rechnungsempfänger vorliegen, bevor wir die Rechnungsanschrift ändern können. Diese muss in schriftlicher Form mit Firmenstempel und Unterschrift erfolgen.

 

Wir möchten unsere Rechnungen zukünftig per Mail als PDF/ ZUGPFeRD/XRechnung erhalten. Was muss ich tun?

Bitte schreiben Sie uns eine E-Mail an instand@instand-ev.de mit folgenden Informationen:

• Ihre Teilnehmernummer/Auftraggebernummer

• Eventuell: Teilnehmernummer des Rechnungsempfänger/Rechnungsregulierer

• In welchem Format Sie die Rechnung erhalten möchten (PDF, ZUGPFeRD, XRechnung)

• Bei Übermittlung als XRechnung benötigen wir zusätzlich die LeitwegID

• E-Mail-Adresse, an die die Rechnungen verschickt werden sollen. Diese E-Mail-Adresse kann auch ein Sammelpostfach sein.

Nach Umstellung auf E-Mailversand werden keine weiteren Rechnungen in Papierform versandt.

 

Wir möchten unsere interne Bestellnummer/PO-Nummer auf der Rechnung angegeben haben, damit unsere Buchhaltung die Rechnungen bearbeiten kann. Was muss ich tun?

Sie können Ihre Bestellnummern im RV-Online im Bereich „Anmeldung“ hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass aktuell nur eine Bestellnummer pro Jahr hinterlegt werden kann. Bestellungen inkl. Bestellnummer, die per E-Mail bei uns eintreffen, können wir nicht verarbeiten. Die Bestellungen sind durch den Teilnehmer inkl. der Bestellnummer im RV-Online einzugeben.

Wie kann ich die Rechnung bezahlen?

Per Banküberweisung, für deutsche Teilnehmer bieten wir auch die Möglichkeit des Bankeinzugs an.

Ist der angegebene Preis im Katalog pro Durchführung oder pro Jahr?

Der angegebene Preis im Katalog gilt immer pro Ringversuchstermin (Ausnahme ECAT Ringversuche, hier handelt es sich um Jahresbestellungen).

Im Katalog ist ein Preis für einen „zusätzlichen Probensatz“ erwähnt, was ist das?

Benötigen Sie mehr als das im Katalog angegeben Volumen einer Probe, können Sie bei vielen Ringversuchen zusätzliches Probenmaterial bestellen. Für den zusätzlichen Probensatz erfolgt keine gesonderte Auswertung.

Auf der Rechnung sind Ringversuche mal mit (A) und mal mit (B) markiert?

Rili-BÄK pflichtige Ringversuche unterliegen in Deutschland dem reduzierten Mehrwertsteuersatz von 7%. Diese Ringversuche sind mit (B) gekennzeichnet. Mit (A) gekennzeichnete Ringversuche unterliegen dem normalen Mehrwertsteuersatz von 19%.

Kann ich von der Rechnung Skonto abziehen?

Skonto darf nicht in Abzug gebracht werden. Die Rechnungen sind ohne Abzüge zahlbar.

 

Mitgliedschaft
Wie kann ich Mitglied bei INSTAND werden?

Ärzte und Naturwissenschaftler können bei INSTAND Mitglied werden. Die Mitgliedschaft erfolgt auf Antrag und wird durch Aufnahmebeschluss des Vorstandes begründet. Den Mitgliedschafts-Antrag können Sie hier ausfüllen.